Einkaufsverhandlungs-Playbook: Verlängerungen, Preiserhöhungen und Zahlungsbedingungen

Die meisten Einkaufsverhandlungs-Erfolge kommen nicht von "hart sein". Sie kommen von der Vorbereitung: klaren Bereichen, glaubwürdigen Alternativen, sauberen Themenkompromissen und einer genehmigungsbereiten Geschichte für interne Stakeholder.

Dieses Playbook ist für Verlängerungen und Anbieterverhandlungen konzipiert – insbesondere wenn Sie mit einer Preiserhöhung konfrontiert sind.

Wichtige Erkenntnisse

• Beginnen Sie mit einer faktenbasierten Diagnose (Volumen, Nutzung, Benchmarks, Kostentreiber).
• Definieren Sie Ihr BATNA und stärken Sie es, bevor Sie verhandeln.
• Handeln Sie über mehrere Themen hinweg (Preis und Laufzeit und SLA und Zahlung).
• Dokumentieren Sie Zugeständnisse, damit Ihre Organisation im Laufe der Zeit lernt und sich verbessert.

Schritt 1: Führen Sie eine Verlängerungsdiagnose durch (vor dem ersten Anruf)

Sammeln Sie die Eingaben, die Verhandlungen objektiv machen:

• Aktueller Vertrag: Preis, Laufzeit, Erhöhungen, Kündigungsklauseln
• Nutzung/Volumen-Trends und Prognosen
• Servicelevel, Vorfälle und SLA-Leistung
• Vergleichbare Benchmarks (intern oder Markt)
• Kostentreiber des Anbieters (Arbeitskraft, Rohstoffe, FX, Logistik)

Wenn Sie eine Preiserhöhung verhandeln möchten, müssen Sie wissen, ob es sich um Inflation, Margenausweitung, Leistungsumfang oder schlechte Bedarfsplanung handelt.

Schritt 2: Stakeholder abstimmen (damit Sie nicht spät verlieren)

Einkaufsverhandlungen scheitern oft am Ziel aufgrund interner Fehlanpassungen. Bestätigen Sie:

• Wer genehmigt den Deal (Finanzen, Recht, Sicherheit, Betrieb)
• Nicht verhandelbare Punkte (Compliance, Risikogrenzen, Datenresidenz)
• Fristen (Verlängerungsdaten, Quartalsende, Budgetzyklus)

Erstellen Sie ein einseitiges "Verhandlungsbriefing", das die Stakeholder genehmigen können.

Schritt 3: BATNA definieren und abziehen

BATNA ist kein Absatz – es ist ein Plan.

Beispiele:

• Angebot eines alternativen Anbieters (auch wenn ein Wechsel unwahrscheinlich ist)
• Option zur Reduzierung des Umfangs, die die Mindestanforderungen erfüllt
• Kürzere Laufzeitverlängerung, während Sie neu beschaffen

Ein glaubwürdiges BATNA verhindert, dass Sie Bedingungen akzeptieren, die Sie später nicht verteidigen können.

Schritt 4: Bereiche festlegen (Ziel / akzeptabel / abziehen)

Verwenden Sie drei Zahlen (oder drei Bereiche), damit Sie unter Druck nicht improvisieren:

• Ziel: was Sie wollen
• Akzeptabel: was Sie heute unterzeichnen können
• Abziehen: wo BATNA besser wird als die Vereinbarung

Wenden Sie dies auf mehrere Themen an, nicht nur auf den Preis.

Schritt 5: Eine Zugeständnistrategie entwickeln (nicht spenden)

Zugeständnisse sollten Regeln folgen:

1. Langsam nachgeben (kleinere Schritte über die Zeit).
2. Zugeständnisse tauschen (niemals geben, ohne zu bekommen).
3. Zugeständnisse an Bedingungen knüpfen ("Wenn wir X tun, können Sie dann Y tun?").

Hier ist eine einfache Zugeständnisskala (Beispiel):

• Preis: 0% → 2% → 4% (max)
• Laufzeit: 12 Monate → 24 Monate (wenn der Preis sinkt)
• Zahlung: netto 30 → netto 60 (wenn die Laufzeit steigt)
• SLA-Gutschriften: Basislinie → verbessert (wenn der Preis steigt)

Schritt 6: In Paketen verhandeln (Wert schaffen)

Anstatt jeden Punkt einzeln zu argumentieren, schlagen Sie Pakete vor:

• Paket A (beste): niedrigerer Preis + längere Laufzeit + schnellere Zahlung
• Paket B (ausgewogen): mittlerer Preis + Standardlaufzeit + verbessertes SLA
• Paket C (Fallback): Preis beibehalten + Umfang reduzieren + Ausstiegsklausel hinzufügen

Pakete machen Kompromisse explizit und reduzieren endloses Hin und Her.

Schritt 7: Fragen verwenden, die Hebel aufdecken

Gute Einkaufsverhandlungen sind entdeckungsorientiert. Fragen Sie:

• "Was treibt die Erhöhung an – Kosten, Marge oder Umfang?"
• "Welcher Hebel ist Ihnen am wichtigsten: Laufzeit, Volumen, Vorauszahlung oder Umfang?"
• "Wenn wir uns zu X Volumen verpflichten, welchen Rabatt können Sie anbieten?"
• "Welche Genehmigungen benötigen Sie, um beim Preis weiterzumachen?"

Schritt 8: Festlegen (Vertrag + Zeitrahmen)

Vereinbaren Sie:

• Eine schriftliche Zusammenfassung der Bedingungen
• Wer die Redlines erstellt
• Eine Frist für die endgültige Genehmigung
• Was passiert, wenn die Frist überschritten wird (Verlängerungsbedingungen)

Eine leichte Vorlage, die Sie wiederverwenden können

Kopieren/Einfügen Sie dies in Ihr internes Verhandlungsbriefing:

1. Kontext: was wir kaufen, warum es wichtig ist, Verlängerungsdatum
2. Ziele: Ziel/akzeptabel/abziehen
3. BATNA: Optionen und Wechselkosten
4. Themen: Preis, Laufzeit, Zahlung, SLA, Umfang, Risiko
5. Pakete: A/B/C
6. Zugeständnisregeln und Genehmigungen

Versuchen Sie einen strukturierten Vorbereitungsfluss

Wenn Sie dieses Playbook in einen konkreten Plan für Ihre nächste Anbieter-Verhandlung umwandeln möchten:

• Bereiten Sie eine Einkaufsverhandlung vor
• Starten Sie eine kostenlose Testversion

FAQ

Wie verhandle ich eine Preiserhöhung bei einem Anbieter?

Beginnen Sie mit Kostentreibern und Benchmarks, handeln Sie dann über Laufzeit/Volumen/Zahlung und fordern Sie eine Rechtfertigung. Vermeiden Sie es, Erhöhungen zu akzeptieren, "weil es alle tun."

Was ist der häufigste Fehler bei Einkaufsverhandlungen?

Nur den Preis zu verhandeln. Teams haben oft versteckte Hebel in der Laufzeit, Volumenverpflichtungen, Umfang, Implementierungszeitpunkt und Risikoverteilung.

Wie halte ich Verhandlungen im gesamten Unternehmen konsistent?

Verwenden Sie ein wiederholbares Briefing + Zugeständnisregeln + einen Nachbesprechungsprozess, damit das Team lernt. Ein KI-Verhandlungs-Co-Pilot kann helfen, die Vorbereitung zu standardisieren, ohne Bürokratie hinzuzufügen.